Gestione e organizzazione di eventi e meeting
EVENT MANAGEMENT
SEGRETERIA
CONGRESSUALE
Il nostro staff è in ogni momento il punto di riferimento informativo per chi partecipa ad un Congresso o ad una Conferenza nazionale od internazionale.
Con azioni di mailing mirate alla comunità scientifica o tecnica diffondiamo le news relative all’evento, ricordando le date importanti entro cui è necessario inviare un lavoro scientifico, iscriversi al Congresso oppure prenotarsi l’albergo. Ci occupiamo di raccogliere i file degli abstract, di catalogarli per il comitato scientifico, nonché di inviare ai partecipanti interessati notizia relativa all'accettazione del contributo.
Il contatto quotidiano con chi partecipa ad un Congresso viene poi finalizzato al momento della Registrazione on-site, quando il nostro staff e le nostre hostess congressuali consegneranno ai partecipanti il kit congressuale personalizzato.
E mentre il Programma Scientifico viene presentato, la YES Meet coordina i servizi ed i fornitori, in modo che tutto funzioni perfettamente.
CONSULENZA
PROGETTUALE
YES Meet cura tutte le fasi di un evento coinvolgendo il Cliente in ciascuna di esse. Che si tratti di un Congresso, di un Meeting, di un Corso o di un Viaggio Incentive, lo staff della YES Meet offre e combina i migliori servizi per rendere l'evento di un cliente veramente unico.
Vi supportiamo per:
Individuazione location più adatta al tipo di evento
Reperimento dei servizi necessari e selezione dei fornitori più affidabili per la location
Preparazione del budget plan di previsione per l’evento
Focal point per gestire le attività dei fornitori specialisti coinvolti per il congresso
Bilancio consuntivo del congresso e debriefing delle attività congressuali
- Individuazione location più adatta al tipo di evento
- Reperimento dei servizi necessari e selezione dei fornitori più affidabili per la location
- Preparazione del budget plan di previsione per l’evento
- Focal point per gestire le attività dei fornitori specialisti coinvolti per il congresso e sistema di trasporti
- Bilancio consuntivo del congresso
RICERCA LOCATION
Scegliere il luogo dove svolgere un evento è una decisione chiave per gli organizzatori: fare la scelta giusta permette di beneficiare di notevoli vantaggi.
YES Meet Vi supporta nel trovare il luogo giusto per il Vostro Congresso, Meeting, Convention Aziendale o Viaggi Incentive ottenendo per Voi le condizioni più vantaggiose e competitive. Alcune destinazioni donano ad un evento una diversa prospettiva attirando i partecipanti e valorizzando la loro esperienza.
Che preferiate un moderno hotel congressuale o una tranquilla residenza d'epoca, una villa immersa nel verde od un funzionale centro fieristico, la YES Meet ne supporterà l'individuazione e la contrattazione.
La YES Meet ha i suoi uffici a Sorrento e Vi offre tutto ciò di cui avete bisogno per organizzare il Vostro evento nella nostra famosa storica cittadina tappa del "Grand Tour" oppure in splendide località nelle vicinanze come Ischia, Capri, la Costiera Amalfitana e Napoli. Benchè l'Italia sia la destinazione preferita che coniuga ospitalità, storia, arte, cultura, tradizione, paesaggio, gastronomia, la nostra esperienza non ha limiti geografici. E' per questo motivo che siamo in grado di organizzare un evento sia in tutta Italia che in Europa.
tutti i nostri servizi
sito web dell'evento
Ogni evento ha una sua identità e per ciascuno di essi siamo in grado di elaborare un sito web ad hoc, graficamente personalizzato, garantendo compilazione ed aggiornamento continuo in tempo reale tramite un content management system.
La YES Meet è in grado di ideare e creare soluzioni web per la gestione on line delle informazioni e delle istruzioni ai partecipanti, che potranno iscriversi al Congresso, sottomettere abstract scientifici, prenotare diverse tipologie di sistemazione alberghiera oppure altri servizi ed effettuarne il pagamento utilizzando una connessione ad un server sicuro.
In questo modo il sito web sarà il vero punto di riferimento dei partecipanti.
logistica viaggi
Raggiungere la location prescelta senza stress è il modo migliore per iniziare l'evento. La YES Meet supporta organizzatori, invitati e partecipanti nella pianificazione degli spostamenti suggerendo le alternative di viaggio più pratiche ed economiche. La YES Meet fornisce:
- biglietteria aerea
- biglietteria ferroviaria
- biglietteria marittima
- noleggio auto con conducente
- noleggio minivan
- bus per gruppi
tecnologie audiovisive
La YES Meet è anche "dietro le quinte" dei vostri eventi offrendo i più evoluti servizi tecnologici ad un mercato sempre più esigente e in continua evoluzione. Possiamo fornire:
-
Impianti audio e luci
-
Studio di montaggio video
-
Noleggio monitor
-
Videoproiezione
-
Videoconferenze
-
Controllo Accesso
-
Videoriprese
-
Regia Video
-
Noleggio postazioni PC e MAC
-
Traduzione simultanea
-
Televotazione
programmi sociali
La YES Meet coccola sia i partecipanti all'evento che i loro accompagnatori per i quali organizza durante le giornate di lavoro diverse tipologie di escursioni e programmi sociali.
A queste, nei momenti di pausa dai lavori scientifici si affiancano i tour per i congressisti ai quali vogliamo far conoscere le bellezze della location prescelta.
Da Sorrento possiamo proporre, per esempio:
- Visita agli scavi di Pompei
- Tour della Costiera Amalfitana
- Escursione a Capri
- Una piacevole minicrociera nel Golfo di Napoli
- Una rilassante giornata al mare con barca privata
- Un distensivo programma di trattamenti SPA
servizi editoriali
La YES Meet si dedica con meticolosa precisione alla raccolta dei lavori scientifici, ai contatti con gli autori e alla impaginazione e pubblicazione di abstract book, e-book e programmi congressuali.
Curiamo inoltre la produzione di CD, DVD e USB con la grafica personalizzata dell'evento.
fun and events
Durante il Vostro evento YES Meet può proporre un originale team building od un emozionante show, una rilassante cena spettacolo o qualsiasi altra attività vogliate proporre per coinvolgere i vostri ospiti in un'atmosfera vincente.
- Team building activities
- Cooking schools
- Musica dal vivo
- Cene a tema
- Spettacoli personalizzati
piano di comunicazione
La YES Meet si avvale di più strumenti e canali per garantire al Cliente lo svolgimento di diverse attività di informazione e di comunicazione, al fine di raggiungere il potenziale partecipante ovunque si trovi.
Gli strumenti per la realizzazione del piano di comunicazione possono essere molteplici: alcuni più tradizionali ed esplicitamente creati per scopi informativi e divulgativi, che tendono ad essere conservati nel tempo, come brochure, depliant, giornali, manifesti, ecc., altri invece che si avvalgono dei canali online per i quali ci occupiamo di curare le performance nonché di determinare le azioni necessarie a ottimizzare la navigazione e l’interazione con i partecipanti.
La YES Meet si occupa dell'elaborazione della grafica personalizzata e degli stampati divulgativi ed è in grado di gestire mailing e recall di contatto con i potenziali partecipanti.
- Gestiamo la stampa con dati variabili fornendo badge, attestati e targhe personalizzati.
- Elaboriamo stampati per l'allestimento degli spazi congressuali (retropodio, banner, cartellonistica...).
- Forniamo gadget personalizzati con la grafica dell'evento.
- Prevediamo fotografi e cineoperatori professionali per immortalare i momenti salienti da ricordare.